Att genomföra en upphandling är ett lagarbete och för det krävs ett vinnande team. En modern och resultatinriktad upphandlare besätter rollerna i laget med de kompetenser som krävs, och vägen dit behöver inte vara så svår, säger upphandlingsexperten Magnus Josephson. Den börjar ofta med någon - en eldsjäl - som både förstår det behov och den funktion som upphandlingen ska lösa.
I min förra krönika visade jag på skillnaden mellan att upphandla ett resultat jämfört med produkter. Affären ska ses som en investering med ett tydligt mål – även kallat effektmål - istället för en kortsiktig kostnad
Krönikan avslutades med frågan ”vilka förutsättningar krävs för att t.ex. en kommun ska lyckas med denna ändring i synsätt och ’komma ut på andra sidan’ som en mer modern, långsiktig och resultatinriktad köpare/investerare?”, vilket jag nu tänker komma in på.
Här kommer det korta svaret: Det krävs att det är rätt team som genomför upphandlingen.
Team, lag, grupp – välj vilket ord som passar er bäst - huvudbudskapet är att det är ett lagarbete att göra en upphandling/investering med effektmål. Jag återkommer till hur.
Den som ansvarar för effektmålet och betalar för resultatet, ofta en verksamhetschef, är också den som ska ansvara för projektet och avtalet. Ett ansvar som också innebär ett engagemang i uppgiften. En verksamhetschef kan inte dumpa uppgiften i knäet på en redan överbelastad upphandlare och sedan hoppas på det bästa.
Tre roller som bygger ett vinnande lag
Vi kan jämföra byggandet av upphandlings-/investeringsteamet med byggandet av ett fotbollslag. Det måste vara elva spelare på planen för att det ska bli ett starkt lag. Det räcker inte med att ha kanske världens bästa målvakt, och sedan inga utespelare. Då kommer laget att förlora trots den höga kompetensen vid målet. Problemet är alltså inte för låg kompetens hos den som är med i laget, utan att det behövs fler kompetenser/roller för att kunna skapa ett starkt lag.
Det är exakt samma sak med upphandlingsteamet! Det kan ha världens bäste upphandlare i laget men om man bara har det och inga fler, ja då kommer det att gå lika dåligt som för den ensamme målvakten…
Så hur ska då upphandlingsteamet se ut för bästa resultat? Detta står det ju inget om i LOU? Mitt svar är att det krävs tre roller/kompetenser i teamet. Det har jag kommit fram till efter att ha varit anlitad i hundratals upphandlingar.
1. Eldsjäl
2. Expert
3. LOU-kunnig
Den engagerade behovskunnige
Eldsjälen ska både ha kunskap om det behov som upphandlingen ska möta och ha ett starkt engagemang. I bästa fall är det en verksamhetschef som har båda egenskaperna, det är bingo!
Eldsjälen ska kunna beskriva målet för upphandlingen, exempelvis: ”öka antalet korrekta sjukdomsdiagnoser (vid köp av bättre röntgenapparat med tillhörande tjänster)”, eller ”minska tiden för strul med datorer på lektionstid så att vi får fler utbildningstimmar (vid köp av digitala läromedel)”.
förfrågningsunderlaget kommer att fokusera på då? Tekniska detaljer förstås!
Den engagerade behovskunnige ska alltså staka ut målet, det mätbara resultatet, för upphandlingen.
Däremot är det inte alltid som den klarar av att förklara HUR det målet ska nås.
Experten och den LOU-kunnige
Då är det dags att kalla in Experten. Den/de ska kunna göra en kravspecifikation
som leder till att målet kan uppnås. De ska därför vara experter på både det som ska köpas och på marknaden, dvs vilka företag som finns som är lämpliga som leverantörer.
När kravspecifikationen är klar är nästa steg att ställa sig frågan ”vad ska utvärderas och hur”?
Då är det dags att kalla in den LOU-kunnige. Personen ska kunna bedöma om kravspecifikationen uppfyller LOU:s grundprinciper samt vilken utvärderingsmodell som är mest lämplig för att uppnå målen. Jag kan redan nu flagga för att det behöver vara mjuka kriterier, men mer om det i en senare krönika.
Kan man skapa ett sådant team är väldigt mycket vunnet och ni kommer att få ett bättre resultat av era upphandlingar. Fundera på vilken av rollerna som du respektive dina kollegor skulle ha. Om du är leverantör, tag reda på vilken roll dina kundkontakter har eller borde ha vid nästa upphandling.
Men hur gör man sedan själva upphandlingen? Ja den frågan får vi ta i nästa krönika för nu är denna slut.
Lycka till med affärerna!
Magnus Josephson