Före pandemin var arbete i hemmet i de flesta fall en förmån när det fanns personliga skäl som var mer tillfällig. Därför fanns det inte så mycket anledning att fundera över arbetsmiljön. Men nu när hemarbete är det nya normala är det nödvändigt att klara ut vilka regler som gäller och om det finns några arbetsmiljöfrågor som man måste fokusera särskilt på när det gäller hemarbetet, enligt Lars von Ehrenheim, expert på arbetsmiljörätt.
I rådande postcorona, när Folkhälsomyndighetens rekommendationer har dragits tillbaka, finns det i många fall förväntningar från både arbetstagar- och arbetsgivarhåll om att finna en finna en form för permanent hemarbete i större eller mindre utsträckning.
Huvudregeln är att samma arbetsmiljöregler gäller för hemarbete som för annat arbete. Det finns inget undantag för hemarbete i arbetsmiljölagen (AML). Lagen kan inte ändras genom avtal. Det finns ett par formella undantag på andra ställen. I arbetsmiljöförordningen sägs att inspektion av Arbetsmiljöverkets inspektör bara får göras av särskild anledning, t.ex. begäran från arbetsgivare eller arbetstagare.
I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsplatsens utformning (AFS 2020:1) är en stor del av reglerna undantagna när det gäller hemarbete. Inget av dessa undantag spelar någon större praktisk roll. Inspektion är i praktiken aldrig aktuellt. När det gäller den fysiska arbetsmiljön finns det andra föreskrifter från Arbetsmiljöverket som ställer krav på datorarbetsplatsens utformning.
Systematiskt arbetsmiljöarbete ska även ske i hemmet
Det kan ändå bli en viss skillnad mot kontorsarbete när det gäller tillämpningen av reglerna. I arbetsmiljölagens förarbeten påpekas att bedömningen av arbetsmiljön måste vara nyanserad med hänsyn till omständigheterna. Det kan tolkas som att arbetsmiljölagen ska tillämpas utifrån vad som är praktiskt möjligt i fråga om hemarbete. Det innebär emellertid inte att man kan bortse från specifika och tydliga regler, t.ex. om skyddsombudens rättigheter (6 kap. AML), om att bedöma och åtgärda arbetsmiljön enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) eller om datorarbetsplatsen i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbete vid bildskärm (AFS 1998:5).
En annan sak som kan göra viss skillnad mot kontorsarbete är att arbetstagarens skyldighet att medverka för att skapa en god arbetsmiljö (3 kap. 4§ AML) kan bli viktigare när det gäller hemarbetet. Det kan handla om att följa anvisningar om hur datorarbetsplatsen ska vara eller om uppläggningen av arbetet, t.ex. att ta pauser. Det är ändå arbetsgivarens ansvar att se till att de anvisningar som behövs finns.
Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM (AFS 2001:1) gäller alltså även hemarbetet. Bl.a. finns i 8 § regler om arbetsgivarens skyldighet att undersöka och bedöma arbetsmiljön både regelbundet och särskilt vid förändringar i verksamheten. Regelbuden bedömning kan ske genom samtal mellan chef och medarbetare som tar upp t.ex. frågor om datorarbetsplatsen, om möjligheten att arbeta ostörd, om möjligheten att ta pauser mellan de digitala mötena eller om möjligheten att få kontakt med kollegor och arbetsledning när det behövs.
Lägg fast policy och principer för hemarbetet
Om en verksamhet tidigare har bedrivits som kontorsarbete, men nu efter pandemin permanent går över till att till stor del bygga på hemarbete, bör det ses som en sådan förändring av verksamheten som kräver en särskild samlad bedömning av arbetsmiljön. Det blir aktuellt att ta med skyddsombud i planeringen. Behandling i skyddskommitté och förhandling enligt MBL kan behövas. Det kan vara bra i den situationen att anlita sakkunnig hjälp, t.ex. från företagshälsovård. Det handlar då om att lägga fast principer för hemarbetet, t.ex. vilka tider medarbetaren ska vara tillgänglig eller beträffande möjlighet att få kontakt med arbetsledningen då det behövs, t.ex. för prioriteringar.
Det handlar också om skapa en policy för kontakt inom verksamheten och för att utveckla en verksamhetskultur som gynnar utvecklingen på sikt både för verksamheten och för medarbetaren. En förändring av detta slag innebär att man måste komplettera den arbetsmiljöpolicy och de rutiner för arbetsmiljöarbetet som ska finnas enligt SAM-föreskrifterna.
Förebygga stress och överbelastning
Nära kopplat till SAM-föreskrifterna är föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö, OSA (AFS 2015:4). OSA handlar bl.a om hur man ska undvika ohälsosam arbetsbelastning. Det finns risk när den enskilde självständigt ska lägga upp hemarbetet att hon eller han gör för mycket av rädsla att det inte är tillräckligt och att det skadar både hälsa och familjeliv i längden. Det finns naturligtvis också en risk att någon gör för lite om chefen sällan har kontakt och dålig koll.
För att minska risken för skadlig stress och överbelastning är det särskilt viktigt att närmaste chef har samtal med medarbetaren om förväntningar och mål, ev. hur arbetet ska läggas upp, hur priorteringar ska göras när det behövs och hur man håller kontakt med arbetsledning och kollegor. Allt detta blir naturligtvis lättare att åstadkomma med s.k. hybridarbete (ca halva veckan på kontoret och halva hemma) än vid hemarbete på heltid. Åtgärderna måste givetvis anpassas efter medarbetarens erfarenhet och typen av arbete.
Helhetsansvar för den fysiska arbetsmiljön
Arbetsgivaransvaret gäller således fullt ut även om arbetstagaren frivilligt förlägger arbetet hemma och använder egen utrustning. Av arbetsmiljölagens förarbeten framgår att arbetsgivaren ska bekosta arbetsutrustning om man inte uttryckligen har kommit överens om något annat. En annan fråga är hur höga krav som kan ställas. Som redan nämnts ska AML tolkas på ett nyanserat sätt utfrån den aktuella situationen. Hänsyn måste bl.a. tas till hur stor del av arbetstiden som är förlagd till hemmet.
De viktigaste konkreta kraven på den fysiska arbetsmiljön finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbete vid bildskärm (AFS 1998:5). Kortfattat kan sägas att det alltid krävs en inställbar kontorsstol och ett arbetsbord som är lagom högt och tillräckligt stort. Det finns alltså inget föreskrivet krav på höj- och sänkbart bord även om detta ofta ingår i den utrustning som erbjuds. Föreskrifterna gäller inte alls om arbetet är ”kortvarigt, icke permanent”. Vid mer tillfälligt arbete eller t.ex. på resa gäller alltså inte föreskrifternas krav. Vid sådana tillfällen kan det antas att det ligger i sakens natur att ibland använda egen utrustning.
Med detta sagt är det viktigt att framhålla att arbetsgivaren har ett helhetsansvar för arbetsmiljön. Man måste komma i håg att alla har inte en stor bostad med tillgång till avskilt arbetsrum. En arbetsplats i köket där andra personer ofta vistas i samma rum är inte tillfredsställande för regelbundet arbete. I ett sådant fall bör den anställde inte arbeta hemma mer än tillfälligt.