En tydlig utveckling under de senaste åren är att anbudsgivare och andra i allt större utsträckning begär att få ta del av anbud och andra handlingar i offentliga upphandlingar. Det främsta skälet är för att kunna kontrollera att upphandlingen, och framför allt prövningen av anbud i upphandlingen, genomförts på det sätt som angivits i upphandlingsdokumentet och i enlighet med gällande regler. Samtidigt är det inte ovanligt att upphandlande myndigheter generellt har bristande kunskap om och är dåligt förberedda för hur en sådan begäran ska hanteras.
Allmänna handlingar som förvaras hos upphandlande myndigheter är som utgångspunkt offentliga och ska därmed vanligtvis lämnas ut om så begärs. Detta gäller även handlingar som förekommer i upphandlingar, såsom upphandlingsdokument, anbud och korrespondens med anbudsgivare. I princip alla upphandlingar innehåller emellertid uppgifter som kan omfattas av sekretess, normalt till förmån för myndigheten eller någon av anbudsgivarna. Det ankommer på den upphandlande myndigheten att pröva om sekretess föreligger för en handling eller del av en handling.
Handlingar som borde ha sekretessbelagts lämnas ut i för stor utsträckning
Upphandlande myndigheter saknar ofta kunskaper om hur en korrekt sekretessprövning ska genomföras, eller väljer att inte lägga ner den tid som krävs för att genomföra en korrekt sekretessprövning. Inte sällan väljer myndigheter att utan prövning lämna ut hela handlingar, trots att dessa uppenbart innehåller uppgifter som borde ha sekretessbelagts. Det förekommer också att myndigheter maskerar hela handlingar eller helt underlåter att lämna ut en handling, trots att de flesta handlingar åtminstone delvis innehåller allmänt hållna uppgifter som rätteligen ska lämnas ut.
Att i alltför stor utsträckning lämna ut uppgifter som borde ha sekretessbelagts kan medföra oreparerbar skada för den drabbade leverantören och medföra att denne kräver den upphandlande myndigheten på skadestånd. Det kan även i allmänhet påverka leverantörers förtroende för den upphandlande myndigheten och avskräcka dem från att delta i myndighetens kommande upphandlingar.
Överdriven sekretessbeläggning kan leda till onödiga processer
Alltför frikostig sekretessbeläggning riskerar å andra sidan att driva anbudsgivare till att ansöka om överprövning av en upphandling, exempelvis med hänvisning till att vinnaren inte uppfyller vissa krav. Detta trots att det hade framgått att kraven uppfylls om åtminstone delar av handlingen, exempelvis rubriken, hade lämnats ut. Det kan även leda till att en domstol finner att myndigheten inte har gjort en tillräckligt noggrann och detaljerad sekretessprövning och därför återförvisar målet till myndigheten för en ny prövning, vilket sammantaget leder till ett onödigt slöseri med tid och resurser jämfört med om myndigheten hade gjort rätt från början.
Genom kommunikation med anbudsgivarna, dels genom att uppmana dem att begära sekretess redan i anbudet, dels genom att kontakta dem för det fall en sekretessbegäran inkommit, ökar myndigheten sina möjligheter att göra en korrekt sekretessprövning. Att ha en grundläggande förståelse för vilka uppgifter som typiskt sett omfattas av sekretess underlättar för såväl myndigheter som leverantörer att förstå hur en sekretessprövning ska gå till, vilket får betydelse vid både utformning av sekretessbegäran och sekretessbeslut. Genom att fatta välmotiverade sekretessbeslut minskar dessutom risken att besluten överklagas eller ändras av domstol.
Boken Offentlighet och sekretess vid offentlig upphandling av författarna Anna Nikolina Erikson, Hanna Lundqvist och Anders Nilsson inriktar sig på sekretess vid offentlig upphandling, och är tänkt som ett stöd vid hantering av sekretessfrågor för upphandlande myndigheter och leverantörer som vill göra rätt från början. Boken innehåller bland annat redogörelser för relevanta regelverk och praktiska tips vid handläggningen av sekretessfrågor samt en omfattande genomgång av rättspraxis i syfte att skapa förståelse för vilka uppgifter i en offentlig upphandling som typiskt sett kan omfattas av sekretess.