Hybridstämma - några praktiska frågor

I Coronatider behövs nya grepp för att kunna hålla stämmor i aktiebolag och föreningar - möjligheten att hålla stämma helt eller delvis online har därför blivit en mycket het fråga. Carl Svernlöv, Advokat, Baker McKenzie samt adj. professor Uppsala Universitet, ger här  praktiska råd om hur man går tillväga.

USA har helt elektroniska stämmor i noterade bolag, dvs. bolagsstämmor där aktieägarna inte samlas i någon lokal utan endast har tillgång till mötesförhandlingarna via en elektronisk inloggning, ökat markant på senare år, från 28 år 2010 till 187 år 2016. Samma år höll modeföretaget Jimmy Choo den första och hittills enda helt elektroniska bolagsstämman i ett noterat bolag i Storbritannien. Sedan 2016 har ett stort antal andra noterade bolag i Storbritannien ändrat sina bolagsordningar för att tillåta såväl helt elektroniska stämmor som kombinationer av fysiska stämmor med möjlighet att delta online, s.k. hybridstämmor. I vårt grannland Danmark är det sedan den 1 oktober 2003 är möjligt att i bolagsordningen ta in föreskrifter om "fuldstaendig elektronisk generalforsamling".

I förarbetena till aktiebolagslagen (2005:551, "ABL") behandlades frågan om möjligheten att hålla s.k. helt elektroniska stämmor samt hybridstämmor. Slutsatsen - vilken jag delar - är att ABL inte f.n. tillåter helt elektroniska stämmor. Däremot finns det ingenting i den svenska lagen som hindrar att man håller hybridstämmor. Aktieägarorganisationer såsom Aktiespararna och dess internationella motsvarigheter ISS, PIRC och Investment Association har ställt sig kritiska till helt elektroniska stämmor men positiva till hybridstämmor. Tiden får därför anses mogen även för svenska noterade bolag att tillhandahålla denna möjlighet till sina aktieägare.

Digitala och hybridstämmor och svensk aktiebolagsrätt
Bolagsstämman skall hållas på den ort där styrelsen har sitt säte eller på viss annan ort, angiven i bolagsordningen (se 7 kap. 15 § ABL). Det innebär att stämman måste vara knuten till en viss fysisk plats, där aktieägarna kan infinna sig personligen och varifrån bolagsstämman ska ledas. Regeln är till för att skydda aktieägarna och därmed kan den frångås om samtliga aktieägare medger det. Det är dock inget praktiskt alternativ i ett börsbolag och ett sådant medgivande torde inte vara gällande för längre tidsrymder eller för samtliga framtida bolagsstämmor. Kravet på att bolagsstämman skall hållas på viss ort får till följd att stämman inte kan hållas enbart genom elektronisk uppkoppling mellan aktieägarna.

Däremot finns det alltså ingenting som hindrar en kombination, där de aktieägare som vill träffas fysiskt kommer till stämmolokalen men att aktieägarna även ges en möjlighet att logga in med nyttjande av en kvalificerad elektronisk signatur, såsom Bank-ID.

Som angavs inledningsvis är Aktiespararna positiva till hybridstämmor. Organisationen anger i sin publikation Värdeskapande bolagsstyrning. Aktiespararnas Ägarpolicy 2017, s. 81, att det är viktigt att så många aktieägare som möjligt ges tillfälle att utnyttja sin rösträtt på bolagsstämman, oavsett om aktieägaren kan närvara eller inte. Mot den bakgrunden föreslår Aktiespararna att stämman i bolag där det kan anses vara ekonomiskt försvarbart använder sig av tillgänglig teknik för att möjliggöra för aktieägare att rösta i förväg (poströstning är idag tillåtet enligt 7 kap. 4 a § ABL förutsatt att bolagsordningen så medger; dessutom finns ett lagförslag framtaget som ska tillåta detta fram till årsskiftet även utan bolagsordningsföreskrift) såväl som delta från olika platser via internet och genom videolänk.

Praktiska förutsättningar
Medan juridiken alltså inte lägger hinder i vägen för hybridstämmor finns det ett stort antal praktiska frågor som måste lösas innan en framgångsrik hybridstämma kan hållas. De praktiska frågorna är av karaktären att man måste ta hänsyn till i grunden helt okontroversiella och okomplicerade bestämmelser i ABL i situationer som inte förutsågs när man skrev lagen. Nedan noteras de områden som behöver hanteras vid planeringen av en hybridstämma.

Kallelse
Kallelsen sker som vanligt, men möjligheten att delta på distans bör särskilt framhållas i kallelsen och på bolagets hemsida bör finnas en särskild länk som leder till portalen där hybridstämman kommer att hållas. Som utvecklas närmare nedan bör aktieägare som vill delta på distans av praktiska skäl anmäla detta senast när anmälan till stämma sker, för att ge tillräcklig tid för bolaget att förbereda sig.

Tillhandahållande av handlingar
I aktiebolagslagen föreskrivs på flera ställen att bolaget under angiven tid före stämma skall hålla visst material tillgängligt hos bolaget för aktieägarna. Det gäller t.ex. redovisningshandlingar och revisionsberättelsen, som skall ligga till grund för fastställande av bolagets årsredovisning. Kopior av sådana handlingar skall också genast sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

Av praktiska skäl bör dessa handlingar även finnas tillgängliga för nedladdning för inloggade aktieägare som deltar på distans, på samma sätt som handlingarna finns tillgängliga i fysiska kopior i stämmolokalen. Handlingar tillgängliga för nedladdning bör även omfatta bolagsstämmoaktiebok, dagordning och utkast till röstlängd. Med hänsyn till personuppgiftslagstiftning bör bolaget även säkerställa att de personuppgifter som återfinns i sådana handlingar inte kan spridas utanför bolagets kontroll. Det är därför lämpligt att sätta en spärr så att handlingarna är låsta och inte kan öppnas utan lösenord.

Anmälan
Anmälan till en hybridstämma kan ske precis på samma sätt som till en fysisk stämma, i enlighet med lag och bolagsordning. Förslagsvis måste en aktieägare som vill delta elektroniskt anmäla detta samtidigt som anmälan sker och att det av praktiska skäl inte bör vara möjligt för en aktieägare som anmält sig till den fysiska stämman att senare bestämma sig för att delta på distans. Jag ser inga aktiebolagsrättsliga problem med en sådan begränsning, så länge som en anmäld aktieägare alltid har möjlighet att närvara fysiskt. Systemet måste dock därmed medge att en aktieägare som tidigare anmält att denne vill delta elektroniskt, ändrar sig och istället närvarar fysiskt (inloggningslänken måste därmed bli "ogiltig" så aktieägaren inte så att säga deltar dubbelt).
I och med att Euroclears register endast innehåller adressuppgifter är det vidare lämpligt att uppmana aktieägaren att i sin anmälan ange sin e-postadress alternativt anmäla sig via ett elektroniskt formulär. Bolaget kan sedan skicka inloggningslänken till hybridstämmen till aktieägarens angivna e-postadress.
I princip ser vi inga hinder mot att kräva någon form av registrering på bolagets webbsidor för att få delta i stämman, under förutsättning att möjligheten att registrera sig står öppen för alla aktieägare oavsett var de befinner sig. Vi ser inte heller några hinder mot att man inför en sådan registrering ges olika möjlighet att legitimera sig; dvs. att exempelvis de som har e-legitimation av en viss kvalifikationsgrad såsom Bank-ID kan utnyttja det. Övriga aktieägare bör erbjudas att skicka in behörighetshandlingar i förväg. Något som innebär att aktierna formellt likabehandlas men ägarna reellt särbehandlas faller utanför likhetsprincipens tillämpningsområde.

Fullmaktsfrågor
Det följer av 1 kap. 13 § ABL att en stämmofullmakt kan utfärdas i elektronisk form och undertecknas med avancerad elektronisk signatur. Det finns därför inget som hindrar att en aktieägare som vill låta sig företrädas av ombud på en hybridstämma skickar in en elektroniskt undertecknad fullmakt. För att säkerställa att en fullmakt också kan dras tillbaka av aktieägaren bör det finnas en knapp eller motsvarande möjlighet att indikera för bolaget att fullmakten inte längre är giltig. Dras den tillbaka ska resultatet bli att ombudet inte längre har möjlighet att koppla upp sig mot den direktsända stämmoförhandlingen. Det kan diskuteras om bolaget även bör tillåta att en undertecknad fullmakt i original skickas till bolaget men av praktiska skäl bör denna möjlighet avgränsas i tiden så att den måste vara bolaget tillhanda senast när anmälan ska vara gjord. Därefter har aktieägaren eller ombudet fortfarande möjlighet att förete fullmakten personligen vid inpasseringen till den fysiska stämman då ABL inte ger bolagen någon möjlighet att kräva att få in fullmakter i förväg.

Inpassering och närvarokontroll
Efter anmälan bör aktieägare som vill delta i stämman elektroniskt (och som i övrigt uppfyller kraven för närvaro, dvs. i princip är upptagna i bolagsstämmoaktieboken), ges en unik inloggningskod, som bekräftas via Bank-ID eller annan kvalificerad inloggningsmetod.

En aktieägare, eller ombud för aktieägare, har vidare rätt att ta med sig högst två stycken biträden som har rätt att yttra sig. Det är möjligt att i bolagsordningen föreskriva att aktieägaren eller ombudet måste anmäla antalet biträdet på samma sätt som aktieägarens eller ombudets närvaro anmäls. Där det finns en sådan föreskrift i bolagsordningen, löses detta smidigast genom att liknande länkar och unika inloggningskoder tilldelas i anmälan angivna biträden (efter legitimationskontroll och förregistrering, precis som aktieägare). Om bolagsordningen sakna föreskrift om förhandsanmälan torde detta lösas enklast genom att aktieägaren eller ombudet, efter att själv ha loggat in, kan bjuda in valda biträden att delta genom att skicka vidare en engångslänk till valt biträde som sedan får tillgång till stämmoförhandlingarna med möjlighet att yttra sig dock utan möjlighet att delta i omröstningar. Under alla omständigheter bör ett inledande beslut - i publika bolag med vanlig enkel majoritet - fattas om att vem som helst har rätt att delta i stämman med hänsyn till att man inte kan kontrollera att det inte är andra personer än de som loggat in som tar del av stämman. Ett praktiskt problem skulle kunna uppstå om stämman inte tillåter det; dock kan man inta en föreskrift i bolagsordningen som innebär att även andra än aktieägare ska kunna delta i stämman.

Utsändning och presentation av stämman
Att sända (valda delar) av stämman på videolänk eller på internet görs redan i många bolag och det finns färdiga system för att följa stämman såväl med bild som med ljud. I och med att bilder och filmer där personer är möjliga att identifiera räknas till personuppgifter är en lämplig avvägning att placera kameran så att endast presidiet syns i bild. Även om ljudupptagningar klassificeras som personuppgifter under gällande rätt torde det vara förenat med större möjligheter att utsändning av stämmoförhandling är tillåten om endast presidiet, som förutsätts lämna sitt medgivande, syns i bild.

Innan ett bolag avser sända hela bolagsstämman på internet och därmed möjliggöra en hybridstämma bör bolaget försäkra sig om att den tekniska lösningen och internetuppkopplingen är tillräcklig för det beräknade antalet följare.

Deltagande i debatt och omröstning
Kanske den systemtekniskt mest utmanande frågan är hur bolaget säkerställer att de som deltar på distans också har möjlighet att delta i såväl debatt som omröstning på stämman. Det bör också vidtas nödvändiga åtgärder för att undvika misstankar om att debattinlägg från särskilda aktieägare "filtreras bort" såsom exempelvis en tydlig "talarlista" där aktieägare och/eller biträden som anmäler sig sätts upp vilken är möjlig att se för de distansdeltagande personerna.

Aktieägare som deltar på distans bör således för det första ha möjlighet att ställa frågor till styrelse och bolagsledning enligt 7 kap. 32 § ABL, och även i övrigt delta i debatten. Som jag ser det kan det ske på två sätt, antingen genom en chatt-funktion i systemet där aktieägaren kan skicka in skriftliga frågor som antingen presenteras på en skärm i stämmolokalen eller läses upp (eller både och). Alternativt ges aktieägare möjlighet att via uppkopplingen muntligen (ev. också med video om aktieägaren så önskar) ställa frågor och delta i debatten. Lämplighetsöverväganden kan tala för att det senare alternativet är att föredra då det, typiskt sätt, är betydligt enklare för en aktieägare att framföra sina åsikter muntligen än skriftligen. Också för bolagets del bör detta alternativ vara att föredra då det torde sålla bort risken för att mindre och irrelevanta frågor skickas in skriftligen vilka i sådant fall skulle behöva presenteras eller läsas upp.

När det gäller omröstning, är det givetvis viktigt att systemet medger räkning av röster avgivna av aktieägare som deltar på distans. Systemmässigt bör en sådan lösning gå att kombinera med användningen av röstdosor i stämmolokalen, och sannolikt blir det av praktiska skäl nödvändigt att aktieägare som är på plats avger sina röster genom röstdosa eller genom att använda särskilt framtagna applikationer avsedda för smartphones. En praktisk följd av att använda sig av elektroniska dosor och röstande per distans är att acklamation (vilket, då det inte finns något lagstadgar formkrav, är den vanligaste metoden) i princip inte går att använda.

Upprättande och justering av bolagsstämmoprotokoll
Som nämns ovan kan handlingar som enligt ABL ska vara undertecknade undertecknas med en avancerad elektronisk signatur. Av detta följer att också ett bolagsstämmoprotokoll som ska undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden (om han eller hon inte fört protokollet) och minst en justeringsperson utsedd av bolagsstämman kan upprättas och undertecknas elektroniskt.

Det har tidigare inte varit möjligt att ge in dokument till Bolagsverket som varit undertecknade med hjälp av en elektronisk signatur, utan man har varit hänvisad till ingivande via verksamt.se. Numera accepterar dock Bolagsverket handlingar som är signerade digitalt om samtliga personer använder sig av Bank-ID (vilket emellertid begränsar personkretsen till personer med svenskt personnummer) vid undertecknandet och att dokumenten sedan skrivs ut på papper, vidimeras och inges till Bolagsverket i pappersform.

Av: Carl Svernlöv, Advokat, Baker McKenzie samt adj. professor Uppsala Universitet