I JUNO för Kommuner finns det rejält med resurser för den som söker information om offentlig upphandling. En av de bästa källorna är den stora handboken om upphandling, som sedan mer än tio år tillbaka förvaltas av upphandlingsexperterna Malin de Jounge och Pernilla Norman. I den hittar både upphandlare och leverantörer snabb, relevant och aktuell information om upphandlingens alla faser.
- Vi har örat mot rälsen och skriver om det som är aktuellt, säger Pernilla Norman.
- Det har vi förmånen att kunna göra i och med att handboken uppdateras så ofta som två gånger om året.
Handboken började som en fysisk bok, men har idag även flyttat ut på nätet till JUNO. Bokens struktur lämpar sig mycket väl för det, eftersom det med lätthet går att hoppa fram och tillbaka mellan de olika avsnitten i jakt på rätt information. Enligt Malin de Jounge är det en utmaning för henne och Pernilla att hitta en balans mellan djup och tillgänglighet.
- Den som arbetar med upphandling ska kunna titta i den varje dag för att se vad som gäller och hitta snabba ledtrådar till den information som behövs. Vår stora utmaning är att hålla det på en lagom nivå, inte bli för juridiska.
Handboken har funnits i nästan två decennier. Pernilla och Malin tog över 2009 och har sedan dess utvecklat och förbättrat innehållet. När nya LOU kom 2017 ombesörjde de en stor omarbetning. Då kändes det mer som deras eget verk, inte att de arbetade vidare med det som någon annan skapat.
- För oss var det att göra ett omtag, Vi bestämde att vi skulle följa lagens struktur. Vår kapitelindelning följer den som är i LOU, berättar Pernilla.
- Vi fokuserar på det vi av egen erfarenhet vet är svårt och komplext, oavsett om man upphandlar eller är leverantör. De rättsfall vi tar med är sådana som verkligen tillför något för de som arbetar med upphandling.
Malin och Pernilla var tidigare kollegor på samma advokatbyrå. Malin gick vidare och blev enhetschef vid Konkurrensverket, och Pernilla är idag delägare i Advokatfirman LexIT. Pernilla är även doktorand i upphandlings- och konkurrensrätt vid Juridicum, Stockholms universitet, samt har en kurs- och utbildningsverksamhet som hon månar om. Handboken har blivit ett sätt för dem att fortsätta arbeta tillsammans efter tiden på byrån.
Malin är den som plockar upp det som händer i domstolar och offentliga utredningar med mera, samtidigt som Pernilla har koll på branschen och det som händer fortlöpande i upphandlingssverige. På det sättet kompletterar de varandra i arbetet. Boken är för både leverantörer och upphandlare, men det är den senare kategorin som ligger lite mer i fokus.
- Tilltalet blir ofta så att det är upphandlarna man försöker förklara för. Om de gör rätt blir det lättare även för leverantörerna, så det är nyckeln till en lyckad upphandling, förklarar Malin de Jounge.
Pernilla Norman har tyckt sig se att det finns en rädsla att göra fel bland upphandlarna som ibland övertrumfar de fördelar som finns om man tar sig den tid som krävs för att få till en riktigt lyckad upphandling.
- Det största problemet är att man är mer mån om att inte göra fel än att det ska bli en effektiv och ändamålsenlig upphandling. Man är rädd att det ska bli överprövningar och en försenad upphandling, så att verksamheten inte får det den behöver.
- Det man ska göra är att utgå från verksamhetens behov och inte göra upphandlingen till något separat som inte lever med den verksamhet där upphandlingsföremålet sedan ska verka.
Beloppsmässigt görs de stora upphandlingarna av större statliga myndigheter och av storstadskommunerna, men sett till antalet är det de mindre kommunerna som dominerar. Något som även påverkar tilltalet i handboken.
- Handboken ska kunna användas av alla. Storstäder som Stockholm och Göteborg kanske har de största inköpen i pengar, men mindre kommuner köper in lika mycket men till mindre belopp, säger Malin de Jounge.
- Jag brukar tänka på upphandlaren i en mellanstor kommun, för det är där någonstans som genomsnittet ligger, avslutar hon.
