Precis som året innan har 2021 präglats av den pandemi som sveper över världen. De akuta problem med tillgång på munskydd och annan skyddsutrustning - som tvingade upphandlare att lösa behoven på okonventionella sätt - är över. JUNO kommuns upphandlingsexperter Pernilla Norman och Magnus Josephson ser tillbaka på ett år som visar tecken på att offentlig upphandling är ett område där förnyelse kan komma fortare än man anar.
– Tittar man på hur en upphandling går till idag så är det fortfarande en ganska analog process, säger Magnus Josephson, en av landets mest anlitade konsulter inom offentlig upphandling.
– Fortfarande är det utifrån word-dokument, pdf-er och excel-filer som man ska pusslar ihop underlaget för upphandlingen både som köpare och säljare. Det första digitala steget som togs för cirka 20 år sedan var att man fick ett mejl om att en upphandling var ute och så laddade man hem dokumenten. Sedan dess har det inte hänt jättemycket.
Enligt Magnus Josephson har det emellertid äntligen börjat röra på sig här, och det finns svenska bolag som ligger i framkant med att digitalisera upphandlingsprocessen, bland annat med hjälp av artificiell intelligens (AI).
Magnus Josephson, foto: Philip Sopov
– Med hjälp av AI kan man komprimera den för leverantörerna viktigaste informationen om skall- och kvalificeringskrav med mera till 1-2 sidor. Jag har testat och sett att det som annars kan ta en vecka att sammanställa manuellt gjorts på några sekunder istället.
Övertro på avtalsmallar hämmar utvecklingen
Det kommer även digitala upphandlingsplattformar som samlar allt som leverantörer och upphandlare har behov av på ett och samma ställe. Istället för att behöva lägga ett pussel med information om upphandlingsunderlag, rättsregler, experter, leverantörer och upphandlare med mera ska allt finnas samlat på ett och samma ställe.
Kanske har utvecklingen hämmats av det utbredda användandet av avtalsmallar som stora organisationer, exempelvis Sveriges Kommuner och Regioner (SKR), skapar och sprider till upphandlare runt om i Sverige.
– Inom offentlig upphandling behandlas avtalen alldeles för styvmoderligt, säger Pernilla Norman, advokat som även forskar inom offentlig upphandling.
– Det är för mycket mallavatal och det målas med för grova penseldrag, säger Pernilla Norman.
– Man kör på med sina mallar, men de kanske stjälper mer än de hjälper. Mallar funkar bara som checklistor, de måste anpassas till de individuella förhållandena. Det är också fortfarande en stor kompetensbrist. Alla utbildningar i all ära men de skrapar bara på ytan. Det är en stor skillnad på teori och att jobba med offentlig upphandling i praktiken.
Duktiga upphandlare måste uppmuntras
Även Magnus Josephson är inne på att kompetensen är helt avgörande för upphandlingar som håller hög kvalitet.
– Många har både vilja och förmåga men de fastnar ofta i en verklighet där det är svårt att komma ur ekorrhjulet med upphandlingar man inte får så mycket hjälp med. Jag höll en utbildning på en yrkeshögskola och de eleverna var enormt taggade och ville skapa nytta. De hade väldigt olika bakgrund, brandmän, civilingenjörer och sjuksköterskor men det är bara bra att det kommer olika perspektiv in i yrkesrollen Det är bara att hoppas att deras arbetsgivare drar nytta av dessa duktiga personer.
– Det har också mycket med personlig läggning vilken nivå man kommer upp till. Jag har mött upphandlare som har rest sig upp och lämnat rummet när jag har anlitats för hjälpa till, för att de känner sig ”utkonkurrerade”. Bättre vore att lära sig samarbeta istället.
Domstolarna måste leverera bättre
En övergripande förutsättning för att göra bra upphandlingar är att både upphandlare och leverantörer vet spelreglerna, och här spelar domstolarna en avgörande roll. Men tyvärr finns det en hel del att önska i det avseendet. Något som inte har blivit bättre under 2021.
Pernilla Norman, foto: Philip Sopov
– Ett huvudproblem är avsaknaden av effektiv rättspraxis, säger Pernilla Norman.
– Om de högre domstolarna skulle döma i materiella upphandlingsmål i större omfattning och inte bara i formalia delar såsom formkrav, trösklar etc, utan gå in och döma i den materiella juridiken, då skulle man inte hålla på att överklaga för man visste vad som gäller.
– När en domstol går in i materiella rättsfrågor är det dessutom särskilt svårt för leverantören att få rätt. Det har länge förts en diskussion om att det är alltför hög andel överprövningsmål i Sverige. Jag delar i och för sig inte den uppfattningen, men jag ser att avsaknaden av tydlig rättspraxis är ett problem för såväl beställare som leverantörer, säger Pernilla.
Enligt Magnus Josephson gör den ensidiga utgången i upphandlingsmål att det finns skäl att ifrågasätta rättssäkerheten.
– Var går gränsen när samma part jämt vinner ca 90 procent av fallen? Det är inte rättssäkert.
Leveransproblemen ökar
När det gäller situationen med en pågående pandemi är både Pernilla Norman och Magnus Josephson överens om att den akuta fasen är över, och att det skett en tillvänjning till det nya läget. Men att andra frågor dykt upp i pandemins kölvatten.
– Redan under 2020 hittade man vägar och gjorde sina tolkningar för att göra upphandlingar, bland annat efter uttalanden och riktlinjer från kommissionen. Det var frågor som gick att hantera inom ramen för lagstiftningen, säger Pernilla Norman.
– Det som har tillkommit är att leveranstider har börjat bli ett problem. Det är brist på mycket, såsom komponenter, leksaker, datorer mm. Kontraktuellt kan det vara force majeure, men det går inte alltid att säga att det är det.
– Detta är inte ett helt nytt fenomen, menar Magnus Josephson.
– Alla produkter som är känsliga för världsmarknadspriser kan drabbas av fluktuationer i tillgång och efterfrågan. Offentliga kunder har dock ofta fasta priser som leverantörerna inte kan höja förrän efter ett par år. Om beställaren inte går med på en höjning innan dessa kan det bli en ”stand still”. Beställaren får exempelvis inga datorer för leverantören vill inte ha en minusaffär.
Sänkta trösklar mellan köpare och säljare
Pernilla Normans sista spaning rör hur möjligheterna till hemarbete kommer att påverka inte minst offentlig sektor.
– Framöver kommer det nya normala med hemarbete också att få genomslag inom det offentliga. Det finns mycket mer som funkar att göra digitalt än vad man kanske trodde innan pandemin. Att gå tillbaka till att alla jämt ska vara på kontoren igen kommer inte att hända.
– Det finns stora möjligheter att forma ”the new normal” och att utnyttja möjligheter i det nya synsättet för att skapa positiva effekter för såväl beställare som leverantörer.
Magnus Josephson tror att det kan bidra till enklare och mer avspända kontakter mellan upphandlare och leverantörer.
– Det är mindre dramatiskt att ha ett Teams-möte med en leverantör än att bjuda in dem till kommunkontoret för att dricka kaffe. Det kan förhoppningsvis sänka tröskeln och öka dialogen mellan köpare och säljare.