Många juristavdelningar har idag konstant hög arbetsbelastning. Det leder ofta till att de hamnar i ett läge där man upplever att man endast reaktivt servar verksamheten och att man har svårt att lyfta blicken. Samtidigt finns en önskan hos många jurister att röra sig uppåt i värdekedjan, fokusera mer på strategiska frågor och arbeta närmare styrelse och ledning.
I podden Juridikens värld beskriver Victoria Swedjemark, tidigare chefsjurist på bland annat Tele 2 Sverige, grundare av konsultföretaget Glowmind samt partner på Venturis Consulting Group hur man kan gå tillväga för att rucka på detta och förflytta fokus så att man istället får möjlighet att lägga mer tid på det som skapar mest värde för företaget.
Lyssna på Victoria Swedjemark i podden Juridikens värld.
Victoria rekommenderar juristavdelningar att ta sig tid att göra en nulägesanalys. Under denna kartläggning får man en helhetsbild av vad avdelningen lägger sin tid på och hur man arbetar. Med de insikterna blir det lättare att fatta beslut om förändringar. Exempelvis kanske det blir tydligt att avdelningen lägger för mycket tid på administrativa uppgifter eller på juridiska frågor som inte är så värdeskapande för organisationen.
- Efter man genomfört en nulägesanalys vet man vad man lägger sin tid på och kan bättre förstå vilka uppgifter som skapar värde, kan förstå om man exempelvis ”uppfinner hjulet hela tiden” och om man lägger ut rätt saker externt. Man får en tydlig karta som gör att man kan fatta rätt beslut om förändringar, säger Victoria Swedjemark.
Den traditionella modellen för juridik är ofta inte skalbar. Det är manuell hantering och varje ärende betraktas som unikt trots att samma typ av frågor ofta återkommer gång efter gång. Att ”skala juridiken” och hitta processer som effektiviserar ligger Victoria Swedjemark varmt om hjärtat. Hon beskriver sex nycklar för skalbarhet.
- Skala teamet: vikten av att ha ett starkt varumärke som arbetsgivare samt bra processer för onboarding av nya medarbetare. Se över möjligheter att ”flexa” teamet genom att arbeta med konsulter.
- Business enablement: se över möjligheten att utrusta andra inom verksamheten att göra mer själva. Allt juridiskt arbete behöver inte göras av jurister.
- Öka organisationens tillgänglighet till juridisk guidning och information. Om säljare tex arbetar i SalesForce är det där den juridiska informationen säljare behöver ska finnas.
- Bädda in juridiken, t.ex. compliance, mer effektivt i system och processer.
- Automatisera manuella moment tex arbetsflöden för att skapa effektivitet och skalbarhet.
- Arbeta med datainsikter. Istället för att jurister manuellt gör rättsliga analyser och bedömer risker bör man undersöka hur man sätter upp mer strukturerade sätt att löpande samla in data och analysera den.
Legal Operations
Juristavdelningar i USA och England ligger långt framme när det gäller Legal Operations dvs att man driver juridikfunktionen mer som ett affärsområde eller ett företag. Då är det företagets strategi som tydligt ligger till grund för hur man prioriterar avdelningens arbete och resurshantering.
- Poängen med Legal Operations är att man genom att addera personer med nya typer av kompetenser till juristteamet, exempelvis teknologi och data eller kompetens att leda förändringsprojekt hjälper teamet att bli mer framgångsrikt i arbetet att optimera och utveckla funktionen. Legal Operations-personal behöver inte vara jurister utan kan exempelvis vara inköpare och därför vana att arbeta med olika leverantörer eller erfarna projektledare. Om man istället väljer att låta en bolagsjurist inom teamet ta den här typen av roll eller utföra den här typen av arbete behöver man bygga upp nya kompetenser i den personen, berättar Victoria Swedjemark.
Hur ska chefsjurister tänka kring arbetet att utveckla funktionen?
- Det är viktigt att se det som en resa och man måste vara dedikerad att göra resan. Sen måste man tydligt visa för teamet att detta är viktigt genom att exempelvis anställa Legal Operations-personer eller annars rersurssätta förbättrings- och utvecklingsarbete inom teamet. Det händer mycket just nu. Jag ser att fler och fler större bolag satsar men jag ser även att en hel del yngre bolag med en mer digital kultur och DNA som satsar på detta, avslutar Victoria Swedjemark.
Hör Victoria Swedjemark berätta hur man kan ”skala juridiken, hur Legal Operations kan fungera som katalysator och hur hon ser på framtidens kompetenser i podden Juridikens värld.
Lyssna på avsnittet Bolagsjuridik 2.0 - att "skala Juridiken" och utmana status quo.
Mer om hur Glowmind hjälper juridikavdelningar att effektivisera och skala juridiken.
Mer om Venturis Consulting Group.