Tidigare har han beskrivit hur Rätt Mål och Rätt Team är avgörande för att nå ett bra resultat i en upphandling. Att fokus ska ligga på att uppnå ett visst resultat till skillnad från att enbart efterfråga en produkt eller tjänst. I sin krönika förklarar upphandlingsexperten Magnus Josephson vilka delar av förfrågningsunderlaget som är viktigast för att uppnå målet med upphandlingen. Ett tips är att börja bakifrån.
I två tidigare krönikor har jag skrivit om de två första förutsättningarna för att upphandla ett resultat - Rätt mål och Rätt team. Nu återstår att göra själva upphandlingen, att snickra ihop ett bra förfrågningsunderlag med rätt utvärderingsmodell och ett bra avtal. Hur gör man då en upphandling av resultat jämfört med att upphandla produkter och tjänster?
Kommer du ihåg vad man skulle börja med allra först vid en upphandling? Jo, slutet, alltså målet. Har man inget mål med upphandlingen vet man inte vad som är rätt resultat.
Vi ska använda samma tankesätt här, att börja med slutet. Vi börjar därför med frågan ”Vad vill vi att avtalet ska leda till?”. Här gäller det att se in i framtiden. Hur vill vi att den ska se ut? Ett bra önskemål är att få konkreta mätetal som visar att målen är uppnådda.
Mätbara resultat och nytta för verksamheten
Avtalet ska ha några få, tydliga mätvärden som leverantören ska uppnå för att kunna sägas ha mött kraven och målet med affären. Klarar man inte dessa mätvärden så uppfyller man inte avtalet. Det gör det lätt att säga upp det.
Nu menar jag inte krav som ”leverans inom en dag” eller ”möten ska hållas en gång i månaden”. Här avses tydliga, mätbara resultat som skapar verksamhetsnytta t.ex. i form av ökad effektivitet eller att ett besvärligt problem eller risker minskar eller försvinner. Får man med det i sitt avtal behöver man inte oroa sig för att avtalsuppföljningen glöms bort eller är svår att genomföra eftersom mätetalen utgör själva avtalsuppföljningen.
Detta synsätt underlättar också valet av den utvärderingsmodell som passar bäst. Mitt råd är att välja en med subjektiva kriterier där bedömningen gäller hur trovärdiga leverantörerna är i sina svar beträffande hur de ska nå målet som du satt upp, samt vilka mätetal som behövs för att klara det.
Leverantörerna ska svara vad det kommer att kosta och varför det är ett rimligt pris i förhållande till er totala investering. Den som inte kan svara på det kan inte få lika hög poäng som den som tydligt kan ge besked om sin metod, kapacitet och prissättning för att lyckas. Men som jag skrivit tidigare, du måste ha rätt mål och rätt team för att kunna bedöma det som leverantörerna påstår.
Ge poäng, välja en vinnare och skriva avtal
Jag brukar använda fotbollsmetaforer så här kommer en sådan: Om du ska värva en spelare till ditt lag, t.ex. en center, så mäter du normalt framgång i hur många mål den centern förväntas göra. Då tittar man på historiska resultat och gör en bedömning om man tror att centern kan skapa samma positiva resultat i ditt lag. En sådan bedömning kan du bara göra om du vet mycket om fotboll. Den är subjektiv men samtidigt grundad på statistik och fakta som hjälper dig att göra en rimlig bedömning.
Jag menar att du kan ha samma synsätt i en upphandling av resultat: Hur trovärdig är leverantören om sin förmåga att uppnå målen? Och vad ska de ha betalt för att göra jobbet? Du och ditt team bedömer, ger poäng eller prisavdrag, väljer en vinnare, skriver avtal och får målen uppnådda.
Hoppas du nu fått ”första hjälpen” när det gäller upphandling av resultat, ett sätt att upphandla som kommer att bli allt vanligare, framförallt när det gäller konsultupphandling. Jag förutspår att allt fler upphandlingar och avtal kommer att förflytta sig från fokus på pris per timme till pris per resultat. Kanske din nästa upphandling? Hör av dig och berätta i så fall.
Lycka till med affärerna!