I de allra flesta upphandlingarna ställs det krav på att anbuden ska vara undertecknade av behörig firmatecknare. Frågan om huruvida detta är ett berättigat krav har gett upphov till diskussioner då och då. Nu är det istället frågan om vad som kan anses utgöra en signatur som är aktuell. Är en signatur en signatur eller vad är egentligen en signatur? Kan e-signaturer likställas med en traditionell signatur?
I en upphandling av upphandlingskonsulter hade Säkerhetspolisen (nedan SÄPO) uppställt ett krav att anbudsgivare skulle lämna in en inskannad signatur för att rättsligt binda anbudsgivare till sitt åtagande. En anbudsgivare, Sidecore AB (nedan Sidecore) lämnade in en e-signatur med hjälp av tjänsten BankID. Anbudet förkastades då det inte ansågs uppfylla formkraven i upphandlingsdokumenten.
Sidecore ansökte om överprövning och anförde bland annat att SÄPO tillämpat ett krav som inte är nödvändigt för att uppnå syftet med upphandlingen. Därav hade SÄPO brutit mot proportionalitets- och likabehandlingsprinciperna.
SÄPO bestred bifall. SÄPO menade att kravet på en egenhändig namnteckning var ett proportionerligt krav, som enkelt och trovärdigt skulle bekräfta inlämnandet av anbud. Utöver detta konstaterade SÄPO att det fanns tekniska problem med elektroniska signaturer, metoden Sidecore använt sig av, och undertecknandet kunde inte valideras.
Förvaltningsrätten
Förvaltningsrätten konstaterade utifrån likabehandlingsprincipen att en upphandlande myndighet inte kan bortse från sådana krav som uppställs i förfrågningsunderlaget och att ett anbud som inte uppfyller samtliga av de uppställda obligatoriska kraven måste förkastas. Detta under förutsättningen att kraven inte är oproportionerliga. Vidare, fann förvaltningsrätten att SÄPO:s krav var lämpligt och effektivt och stred således inte heller mot proportionalitetsprincipen. Rätten ansåg inte att en e-signatur som likställd med den typ av undertecknad som krävdes av förfrågningsunderlaget. Ansökan avslogs därför.
Överklagande
Sidecore överklagade förvaltningsrättens dom och yrkade i första hand att upphandlingen skulle rättas och att företagets anbud skulle tas upp till utvärdering. Som stöd för sin talan anförde Sidecore, utöver att kravet inte var nödvändigt och därmed stod i strid med proportionalitetsprincipen, att instruktionen för hur undertecknandet skulle gå till inte var ändamålsenligt och således oproportionerligt.
Företaget tillade att anbudet hade undertecknats av två företrädare, som tecknar firman, samt att detta gjorts genom en e-signatur, vilket därav borde uppfylla kravet då denna metod är säkrare än att egenhändigt underteckna.
SÄPO ansåg att överklagandet skulle avslås och anförde, utöver detsamma som i förvaltningsrätten, att e-signaturer inte kan jämställas med eller anses uppfylla kravet på ett undertecknande för hand. Dessutom hade övriga anbudsgivare uppfyllt detta krav. SÄPO menade att Sidecore borde kontaktat SÄPO ifall företaget ansåg det vara omöjligt att uppfylla kravet, istället för att skicka in e-signeringen.
Kammarrätten
Kammarrätten inledde med att konstatera att frågan var ifall det var förenligt med principerna om proportionalitet och likabehandling med det uppställda kravet på undertecknande.
Rätten fann att Sidecore inte uppfyllt formkravet om undertecknande. Däremot menade kammarrätten att det inte var i rimlig proportion till syftet med kravet att inte acceptera en e-underskrift, speciellt med tanke på hur integrerat e-underskrifter är i dagens samhälle. Därmed ansågs kravet strida mot proportionalitetsprincipen.
Kammarrätten fann att åtgärden att verifiera en e-signatur med en traditionell sådan inte kunde likställas, vilket gjorde att SÄPO inte brutit mot likabehandlingsprincipen.
I och med att Sidecores underteckningar inte kunde verifieras kunde inte rätten finna att företaget kvalificerats sig till utvärderingen. Sidecore kunde inte visa att signeringen skett. Således hade företaget inte heller visat sig lida skada. Överklagandet avslogs.
Kammarrätten i Stockholm mål 4566-20, dom den 11 november 2020
Advokatfirman LexIT
Pernilla Norman & Wictor Wallenius